Lieve TuinDiner gasten,
De afgelopen dagen waren een achtbaan van emoties, niet alleen voor jullie maar ook voor ons, Ylenia en Remco. Na een jaar van voorbereidingen, keken we uit naar 9 maart, de dag waarop we dachten dat ‘derde keer scheepsrecht’ zou zijn na 2 eerdere pogingen waarin ons hele systeem plat ging. En in zekere zin was dat ook zo – binnen een uur waren alle 40 TuinDiners voor 2024 uitverkocht.
Maar zoals velen van jullie hebben ervaren, kwamen we voor een onverwachte storm te staan. Het aantal reserveringen dat binnenstroomde, overtrof elke verwachting en ook het maximum aantal plaatsen die per avond beschikbaar waren (het systeem stond ingesteld op 60 plaatsen maximaal). Met aantallen die opliepen tot 149 gasten op enkele avonden, werd het ons al snel duidelijk dat we voor een enorme uitdaging stonden.
De druk was intens; onze telefoons stopten niet met rinkelen, en onze inboxen vulden zich sneller dan we konden bijbenen. Te midden van deze chaos, en een server die voor een paar minuten onder de druk bezweek, zaten we met een dilemma dat we nooit hadden willen of kunnen voorzien.
Met een zwaar hart en na lange uren van nauwkeurig onderzoek, hebben we besloten om de reserveringen op volgorde van binnenkomst in ons systeem te honoreren. Dit betekende onvermijdelijk dat we sommige van onze trouwste en meest enthousiaste gasten moesten teleurstellen.
Het telefonisch gesprek aangaan met jullie, onze gewaardeerde TuinDiner gasten, was het moeilijkste onderdeel. De teleurstelling en frustratie in jullie stemmen waren voelbaar, en terecht. Sommigen van jullie waren begrijpelijk boos, en hoewel de meesten respectvol en begripvol reageerden, waren er momenten van ongekende hardheid naar Ylenia toe. Dit raakte ons diep; niet alleen als organisatoren, maar ook persoonlijk.
Wij willen benadrukken dat onze intenties altijd zijn geweest om een eerlijke kans te bieden aan iedereen. Het idee om iedereen tegelijkertijd te laten reserveren, was geboren uit een verlangen naar rechtvaardigheid. Het was nooit onze bedoeling om teleurstelling te veroorzaken. We hebben geleerd van deze ervaring en hebben besloten om voor toekomstige edities over te stappen op een extern boekingssysteem, om dergelijke situaties te voorkomen.
Het is belangrijk te vermelden dat er een gering aantal plekken vooraf gereserveerd waren voor ons geweldig team (wat uit naaste familie en vrienden bestaat) – een praktijk die gangbaar is, maar wellicht niet algemeen bekend. We hopen op jullie begrip hiervoor.
We willen onze oprechte dank uitspreken aan Pieter Smit, wiens expertise ons onmisbaar was om het netwerk stabiel te houden. Ook danken we iedereen die geduldig op zijn/haar bevestigingsmail heeft gewacht.
In tijden van teleurstelling is het makkelijk om te vergeten dat we allemaal menselijk zijn, werkend en navigerend door onvoorspelbare situaties. We hopen dat deze brief/post, hoewel het de teleurstelling niet wegneemt, bijdraagt aan een beter begrip van de situatie.
Met een hart vol hoop vragen we jullie, onze geliefde tuindiner gasten en velen vrienden, om samen met ons deze figuurlijke scherven op te ruimen. Laten we vooruitkijken naar toekomstige evenementen en herinneringen die we nog samen zullen maken. Wil je ons vriendje niet meer zijn, respecteren we dat, ook al vinden we dat jammer!
Met liefde en diep respect,
Ylenia en Remco Borsato
